آشنایی
اجمالی با فعالیت‌های روابط عمومی
از
آنجا که وظیفه روابط عمومی‌ها، مردم داری، تعاطی افکار، شکیبایی و بردباری در شنیدن،
صداقت و انصاف در پاسخگویی و ... است و همچنین مؤظف به اجرا و انجام وظایف و فعالیت‌های
خود می‌باشند در این بخش به طبقه‌بندی فعالیت‌های یک روابط عمومی می‌پردازیم چرا که
اجرای این شاخصها و فعالیت‌ها مورد انتظار از یک روابط عمومی کارآمد است.
1- ارتباطات مردمی
الف)
ارتباطات مردمی در شاخه دریافت پیشنهادها
- داشتن فرم پیشنهادها
- نحوه جمع‌آوری پیشنهادها
- داشتن دبیرخانه یا واحد مرتبط
- طبقه بندی پیشنهادها و ارائه
جدول
- چگونگی قدردانی از افراد پیشنهاد
دهنده
- پیگیری پیشنهادها
- ارزیابی اثربخشی پیشنهادها
ب)
ارتباطات مردمی در شاخه پاسخگویی
- استفاده از راهکارهای مختلف
نظیر نامه، صندوق پستی و
...
- استدلال کافی و اقناع لازم
در پاسخگویی
- ستون پرسش و پاسخ در نشریه
داخلی سازمان
- جلسات پرسش و پاسخ کارکنان
و مردم
- تریبون آزاد
- اختصاص تلفن و پست صوتی
عمده
ترین اهداف واحد ارتباطات مردمی در یک واحد روابط عمومی را می‌توان به شرح زیر فهرست
کرد:
1- ایجاد ارتباط حضوری و چهره به چهره بین مدیران سازمان
با مردم و کارکنان
2- تکمیل فرآیند اطلاع رسانی به مردم و کارکنان و تعیین
نقاط تاریک و پیامهای ناگفته برای آنان
3- رفع فوری تعدادی از مشکلات کارکنان و مردم
4- ایجاد ارتباط دوسویه با مردم و کارکنان، دریافت پی
فرمت پیامهای ارایه شده که در نهایت، رضایتمندی و قانع شدن آنان را در پی دارد؛
5- بسط و توسعه ارتباط بین مدیریت و کارکنان سازمان به
منظور رفع مشکلات کارکنان
6- ایجاد مجرای مناسب برای آشنایی با نقطه‌نظرها، دیدگاهها،
پیشنهادها و مشکلات مردم و کارکنان
سازماندهی
ارتباطات مردمی
بی‌تردید
تحقق و تامین اهداف یادشده، مستلزم طراحی واحدی به نام «ارتباطات مردمی» است تا بتواند
ضمن برنامه ریزی و نظارت بر انجام آن، فعالیت‌های ارتباطات مردمی را به مرحله اجرا
بگذارد. ضمناً باید به این نکته توجه داشت «ارتباطات مردمی، صرفاً پاسخگویی به تلفن‌ها
و یا پاسخ به چند نامه نیست، بلکه «ارتباط مردمی» ایده‌آل، باید بتواند به اهداف مورد
نظر، جامة تحقق بپوشاند.
انواع
ارتباطات مردمی
مهمترین
انواع «ارتباطات مردمی» که روابط عمومی باید آنها را در برنامة عملی سالانه خود منظور
کند، عبارت است از:
الف-
ارتباطات مردمی درون سازمانی
1- برگزاری جلسات پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت: یکی
از شیوه‌های مهم ارتباطات مردمی درون سازمانی است. این شیوه معمولاً به دو شکل تحقق
می‌یابد: اول اینکه هریک از کارکنان به طور انفرادی با رئیس سازمان مربوط ملاقات کرده،
دیدگاهها و مسایل خود را با وی درمیان می‌گذارند. دوم اینکه در یک نشست عمومی معمولاً
پس از بیان کلیاتی توسط مسئولان که می‌تواند در متن خود، پاسخهایی را در بر داشته باشد،
کارکنان پرسشهای خود را به طور کتبی و یا شفاهی طرح می‌کنند تا مسئولان سازمان، پاسخهای
لازم را ارایه کنند.
2- برگزاری جلسات تریبون آزاد، در این شیوه، روابط عمومی
با صدور اطلاعیه‌ای از کلیه کارکنان داوطلب، درخواست می‌کند تا در صورت تمایل در جلسه
بحث آزاد شرکت کنند. آنگاه با اعلام قبلی، جلسه را در یک روز معین برگزار می‌کند.
یکی
از ویژگیهای عمده این گونه جلسات، اداره آن توسط خود کارکنان است و معمولاً این کار با انتخاب یک نفر از بین کارکنان به عنوان
دبیر جلسه صورت می‌گیرد. در این جلسات
هریک از کارکنان به طور آزاد و شفاهی نقطه نظرات خود را مطرح می‌سازد و مسئول
مربوط پاسخ لازم را ارایه می‌کند.
ب)
ارتباطات مردمی برون سازمانی
صرف
نظر از شیوه‌های ارتباطات مردمی درون سازمانی، اهم شیوه‌های مرسوم برون سازمانی در
زیر می‌آید:
1- برگزاری جلسه با هریک از اقشار مردم
بی‌تردید،
هیچ خدمتی وجود ندارد که به نحوی کلیه اقشار مردم را تحت تاثیر قرار ندهد، لذا در برنامه
ریزی ارتباطات مردمی، باید برای هریک از گروههای هدف برنامه ریزی کرد. ضمن اینکه باید
توجه داشت که هر سازمانی باید به طور ویژه مخاطبان خاص خود را در طراحی ارتباطات مردمی
منظور کند.
2- ارتباطات مردمی تلفنی
از
شیوه‌های مرسوم و مؤثر در ارتباطات مردمی، اختصاص چند شماره تماس برای ارتباط تلفنی
مخاطبان با روابط عمومی سازمان به عنوان سخنگوی دستگاه ذی‌ربط است. این شیوه به مخاطب
امکان می‌دهد تا هر آن، در صورت تمایل، از طریق تلفن، دیدگاهها یا مسایل خود را مطرح
سازد.
3- ارتباطات مردمی مکاتبه‌ای
یکی
از شیوه‌های قدیمی و پایدار ارتباطات مردمی به ویژه در بعد برون سازمانی، دریافت نامه‌های
مردم و پاسخگویی دقیق و صحیح به آنهاست. در این مورد، روابط عمومی باید در دوره‌های
زمانی معین، نامه‌ها را افزون بر ارسال پاسخ برای هریک از آنها، تجزیه و تحلیل کند
و طبق رویه یادشده به مدیریت سازمان منعکس سازد.
4- حضور مدیران در بین مخاطبان خاصارتباطات مردمی برون
سازمانی خود باید مخاطبان خاصی را دعوت کرده و جلسه پرسش و پاسخ بین آنان و مدیریت
برگزار کند باید افزود که شیوه دیگر ارتباطات مردمی برون سازمانی، حضور مدیران در بین
مخاطبان خاص است که حتی تاثیر مثبت آن بیشتر از شیوه‌های قبلی است.
5- دریافت پیشنهادهای کارکنان
شیوه
دیگری که در ارتباطات مردمی می‌توان در نظر داشت، دریافت پیشنهادهای کارکنان است شیوه
مورد نظر در این راه کاربرد «نظام پیشنهادهای کارکنان» است. در این نظام هدف، بهره‌مندی
سازمان از پیشنهادهای کلیه کارکنان است. باید به همه پیشنهادهای قابل قبول براساس درجه
اهمیت، پاداشی اعطا کرد.در نظام پیشنهادهای کارکنان، پیشنهادها پس از بررسی در کمیته
اجرایی و تائید آن در گروههای کارشناسی، از طریق کمیته مرکزی به بالاترین مقام سازمان
منعکس می‌شود و با امضای بالاترین مقام سازمان قابلیت اجرایی پیدا می‌کند.
2- ارتباطات رسانه‌ای
الف)
ارتباطات رسانه‌ای در شاخة خبر
1- ذکر منبع خبر
2- برخورداری از ارزشهای خبری
3- استفاده از سبک‌های خبری
4- تیتر و روتیر خبری
5- سرعت در ارسال خبر
6- درست‌نویسی و نشر مناسب
7- مختصر و مفید بودن متن خبر
8- روشن و رسا بودن و عدم ابهام
9- داشتن فرم منظم خبری
10- میزان و نحوة انعکاس خبر در نشریات
ب)
ارتباطات رسانه‌ای در شاخه جوابیه
1- سرعت در ارسال جوابیه
2- لحن و گفتار مثبت و مؤدبانه در جوابیه
3- کامل و جامع بودن نوع جوابیه
4- داشتن تیتر مناسب
5- ذکر نام و تاریخ و شماره نشریه
6- درست و صحیح نویسی جوابیه
7- مختصر و مفید بودن جوابیه
8- روشن، واضح و صریح بودن جوابیه
3- انتشارات
1- وجود خلاقیت و برجستگی در کار
2- نحوه برجسته سازی مطالب مهم
3- رعایت قانون مطبوعات
4- انطباق کلی مطالب با اهداف سازمان
5- تنوع مطالب و نزدیکی به اهداف
6- مشخص بودن محل درج مطالب
7- کیفیت مطالب مندرج و ارزش آنها
8- شخصیت مداری یا سازمان مداری در نشریه
9- استفاده از طرح‌ها و تصاویر مناسب
10- طراحی و صفحه‌آرایی و ویرایش خوب
11- تناسب قطع و اندازه و زمان انتشار نشریه
12- طراحی روی جلد و انطباق آن با ماهیت سازمان
4- آموزش
1- مشخص بودن طول دوره آموزش
2- داشتن سرفصل و منابع آموزشی کارآمد
3- دعوت از اساتید برجسته و خبره
4- فراهم آوردن جزوات آموزشی و کمک آموزشی
5- برگزاری آزمون در پایان دوره آموزشی
6- اعطای گواهی نامه و اعلام ریز نمرات پایان دوره
7- اشتراک نشریات علمی تخصصی
5- نظرسنجی
1- چگونگی تدوین طرح تحقیق
2- چگونگی ترتیب مراحل تحقیق
3- چگونگی گردآوری و تنظیم اطلاعات
4- چگونگی نظرسنجی و نمونه‌گیری
5- تنظیم و استخراج جداول یک بعدی و دو بعدی
6- انجام آزمون فرضیه‌ها
7- بهره‌گیری و بهره‌برداری از نمودارهای آماری
8- نحوة تجزیه و تحلیل اطلاعات و داده‌ها
9- چگونگی ارائه راه‌حلها و نتیجه گیری
10- ذکر ضمایم (فهرست‌ها، منابع، پرسشنامه‌ها و ...)
11- میزان توجه و اهمیت دادن به موضوع
12- وجود خلاقیت و برجستگی در کار
13- هماهنگی و همسویی موضوع مورد تحقیق با اهداف روابط
عمومی
روابط
عمومی، وظایف، کارکرد
با
توجه به مطالبی که پیشتر در ارتباط با فعالیت و کارکردهای روابط عمومی ذکر شد، در اینجا
سعی می‌کنیم این مطالب بیشتر بسط داده و تشریح شود. لازم به ذکر است انشاءا.... تلاش
خواهیم کرد در جزوات بعدی هریک از این وظایف را به طور جداگانه مورد بررسی قرار دهیم.
ارتباط
با رسانه‌ها
ارتباط
روابط عمومی‌ها با رسانه‌ها، یکی از وظایف اصلی روابط عمومی است؛ به گونه‌ای که یکی
از تعاریف روابط عمومی، آن را کابرد خردمندانه «رسانه‌ها» برای نفوذ در «افکار عمومی»
می داند. بنابراین توفیق روابط عمومی در تاثیرگذاری کامل بر افکار عمومی نیازمند بهره‌برداری
بهینه از ارتباط سنتی، رسانه‌ای و مستقیم است. وسایل ارتباط جمعی با داشتن ویژگی‌هایی
نظیر سرعت انتشار پیام، گسترة توزیع پیام، افزایش گیرایی و جذابیت پیام و نیاز نداشتن
به صرف هزینه‌های زیاد، از قابلیت شایان توجهی برای کاربرد در روابط عمومی برخوردار
هستند، به عبارت صریحتر روابط عمومی بدون کاربرد رسانه‌ها ، نمی‌تواند به اهداف خود
دست یابد و برای توفیق خود، محتاج و نیازمند ارتباط اصولی با رسانه‌هاست. تأمل در کارکردهای
رسانه‌ها و روابط عمومی، نشان می دهد که این دو از لحاظ شیوه‌های کاری و اهداف، دارای
شباهت و فصل‌های مشترک زیادی هستند که در زیر به برخی از آنها اشاره می شود.
1- اطلاع‌رسانی: یکی از وظایف
اصلی رسانه‌ها، اطلاع‌رسانی به مردم است. رادیو، تلویزیون و مطبوعات، هر روز انبوهی
از اطلاعات و پیام‌ها را به صورت نوشته یا صدا و تصویر در قالب‌های مختلف همچون خبر،
گزارش، مقاله، مصاحبه، فیلم، نمایش و .... به مردم عرضه می‌کنند. از طرف دیگر، مطالعة
شرح وظایف روابط عمومی حاکی از آن است که روابط عمومی نیز همچون رسانه‌ها، درصدد اطلاع‌رسانی
است و این از وظایف عمدة آن محسوب می شود.
2- تاثیرگذاری بر افکار عمومی:
تاثیرگذاری بر افکار عمومی و جلب توجه آن، از اهداف مشترک رسانه‌ها و روابط عمومی است.
همچنین، هردو، از افکار عمومی تاثیر پذیرفته و سعی دارند برای کارآیی بیشتر، پس فرمت‌های
آن را درباره عملکرد خود بررسی کنند.
3- مخاطبان یکسان: رسانه‌ها و
روابط عمومی دارای مخاطبان یکسان هستند که همانا مردم می‌باشند گرچه ممکن است که روابط
عمومی با هدف تاثیرگذاری خاص، مخاطبان خود را به طبقات مختلف تقسیم کرده و دایره و
شعاع پیام آن محدودتر از رسانه‌ها باشد.
4- استفاده از فنون و ابزارهای
مشترک: رسانه‌ها و روابط عمومی هردو از فنون و ابزارهای یکسان استفاده می‌کنند. استفاده
از عکاسی، تصویربرداری، نویسندگی، خبرنویسی، گزارش‌نویسی، گرافیک، طراحی و ... بخشی
از فنون و ابزارهای مشترکی هستند که این دو به کار می برند.
آموزش
در روابط عمومی
آموزش
کارکنان روابط عمومی و بهسازی توان علمی – تخصصی آنان، یکی از امور بسیار ضروری در
روابط عمومی است. بایستی با کاربرد شیوه‌های مختلف کوشید تا کارکنان روابط عمومی پیوسته
با آخرین مطالب علمی روز در زمینه‌های روابط عمومی و ارتباطات آشنا شوند.
1- اشترک نشریات تخصصی روابط
عمومی: در حال حاضر در کشور چندین نشریه تخصصی در حوزه ارتباطات و روابط عمومی چاپ
و منتشر می شود روابط عمومی‌ها بهتر است این نشریات را برای کارکنان خود تهیه کنند
و در اختیار آنان قرار دهند تا از این طریق، آنان پیوسته از مطالب تخصصی و آموزشی استفاده
کنند.
2- برگزاری سخنرانیهای تخصصی:
با دعوت از صاحب نظران و استادان رشته ارتباطات و روابط عمومی می‌توان کارکنان روابط
عمومی را با تازه‌ترین نظریه‌ها و تجربیات روابط عمومی آشنا کرد.
3- برگزاری همایش آموزشی: در
این روش، تعدادی از افراد صاحب نظر در زمینه روابط عمومی درباره یک موضوع خاص از موضوعات
مربوط به روابط عمومی به ایراد سخنرانی می‌پردازند و کارکنان از این طریق، اطلاعات
خود را در زمینه‌های مختلف عمق می‌بخشند.
4- انتشار نشریه‌های آموزش ادواری
یا موردی: انتشار نشریه آموزش ادواری می‌تواند یکی از راهکارهای آموزشی باشد، با این
وصف، دست کم می‌توان به انتشار نشریات موردی درباره یکی از موضوع‌های مربوط به روابط
عمومی اقدام کرد.
5- برگزاری دوره‌های کوتاه مدت
آموزشی: برگزاری این گونه دوره‌ها بویژه برای کارشناسان رشته‌های غیر مرتبط با روابط
عمومی و کارکنان ساده و نیز عمق بخشیدن و نوسازی معلومات تخصصی کارشناسان دارای مهارت‌های
علمی دانشگاهی درباره روابط عمومی و ارتباطات نیز ضروری است. اجرای چنین حوزه‌هایی،
هم شعور علمی و تخصصی کارکنان را افزایش می‌دهد و هم با احتساب آن در ارتقای گروه شغلی،
آنان از انگیزشی کافی برخوردار خواهند شد.
امور
فرهنگی و نمایشگاهها
بخشی
از فعالیت‌های روابط عمومی، شامل فعالیت‌ها و امور فرهنگی و نمایشگاهی است که در این
بخش یکی از اهداف عمده روابط عمومی، یعنی فرهنگ‌سازی دنبال می‌شود. برای آشنایی بهتر
با این نوع فعالیت‌ها، فهرست اهم فعالیت‌های این بخش بیان می‌شود:
1- برگزاری مراسم و گرامیداشت مناسبتها
2- برگزاری نمایشگاه‌های داخلی و خارجی
3- اجرای امور سمعی و بصری شامل تولید عکس، فیلم، اسلاید،
پارچه نویسی و خطاطی
4- برگزاری سمینار
مراسم
درباره
برگزاری مراسم در مناسبت‌های مختلف، بایستی تاکید کرد که مدیریت مراسم در صورتی می‌تواند
به بهترین نحو عمل شود که مبتنی بر برنامه مدون باشد، برای این منظور، تهیه «تقویم
مراسم» و «جدول مناسب ها» و گنجانیدن برنامه‌های مورد نظر برای اجرا در یک مناسبت در
آنها ضروری است. هر روابط عمومی باید براساس وظایف و شخصیت سازمان مربوط مناسبت‌های
خاص سازمان خود را استخراج و آن را بر روی کاغذ درج کندصرف نظر از برنامه ریزی برای
اجرای مراسم، بایستی توجه داشت که می‌توان مراسم مختلف را طبقه‌بندی کرد. برای مثال
مناسبت‌های خاص سازمانی از اهمیت بسیار برخوردار است و بایستی برای پیشبرد بهتر امور
مربوط به آن تشکیل ستاد خاص برگزاری ان مراسم مبادرت کرد.
برگزاری
نمایشگاه
نمایشگاه
را به مثابه رسانه باید تلقی کرد. چرا که در نمایشگاه، غرفه دار به عنوان فرستنده پیام
و بازدیدکنندگان به عنوان گیرنده اطلاعات نقشی دارند و بهترین تماس با مشتریان و انتقال
اطلاعات به این نحو صورت می‌گیرد. با این دیدگاه می‌توان نمایشگاه را می‌توان به عنوان
یک وسیله ارتباط جمعی مورد توجه قرار داد.