استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، علاوه بر اینکه باعث صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و در نتیجه بهره‌ور شدن سازمان میشود، دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی ، ارباب رجوع یک سازمان و در نهایت محیط زیست به دنبال دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره میکنیم.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
حذف قابل ملاحظهای از مکاتبات کاغذی در سازمان
انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار
استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری
ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعهی آسان
برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه
به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
مدیریت متمرکز و ایجاد شفافسازی در مراحل گردش اسناد
پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی
مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
ارباب رجوعان در هر لحظه میتوانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.
ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن باشند.
پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت در راستای طرح تکریم ارباب رجوع
تعامل الکترونیکی با سایر سازمانها
صرفه‌جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست