چگونه مدیر میانی برجسته ای باشید؟
مقدمه :
امروزه هر یک از ما در طول حیات اجتماعی و اداری خود با مدیریتهای مختلفی از مدیریت خانواده گرفته تا جامعه در سطوح مختلف برخورد داشته ایم واز آنها تعاریف خاصی در ذهن خود داریم و بعضاً بسیاری ازموفقیتها و عدم موفقیتهای خود را نتیجه داشتن یا نداشتن این یا آن مدیر میدانیم. شاید این تعریف را شنیده ایم که پیشکستوتان ما گفته اند خوشا به حال آنکه از روز اول خدمت خود با مدیری مدبر و کاردان سروکار داشته است و شاید هم یکی را مدیری مؤثر و آن یکی را موفق نامیده ایم و شاید خود یک مدیری میانی بوده و هستیم. آیا تاکنون شده است به اهمیت مدیر میانی برای سازمان توجه کنیم و اصولاً دیدگاه شما راجع به مدیر میانی چیست؟ و فکر میکنید یک مدیر میانی می بایستی دارای چه ویژگیهایی باشد؟ شاید پاسخ به این سوال و سوالاتی از این قبیل کار ساده ای نباشد و اگر هم پاسخ و یا پاسخ هایی داده می شود نتیجه تعامل بین اندوخته ها و تجربیات شماست و هرچه این اندوخته ها و تجربیات بیشتر باشد نتیجه بهتری از کار گرفته خواهد شد.
مدیر میانی:
شاید این سئوال برای هریک از ما پیش بیاید که چه چیزهایی برای شناخت یک مدیر موفق لازم است بدون تردید پاسخ به این سئوال و سئوالاتی از این قبیل بسیار دشوار است چرا که شناخت یک مدیرموفق از نظر صاحب نظران علم مدیریت به عوامل و متغیرهای گوناگونی از جمله وسعت سازمان، ویژگیهای زیردستان، قدرت و موفقیت، پیچیدگی و تغییرات مستمر روشها و تکنولوژی... در سازمان بستگی دارد وشاید بتوان گفت به تعداد مدیران در سطوح مختلف تعریف مدیریت وجود دارد ولی همه آنها در یک چیز تعریف مشترک دارند و آن کار کردن با افراد و گروهها برای تحقق هدفهای سازمان می باشد.
طبق این تعریف در همه سازمانها مدیریت اعمال می شود خواه آموزشی، تجاری، سیاسی، خدماتی، خانواده، لازمه موفقیت این سازمانها داشتن مدیرانی است که به مهارتهای اجتماعی و انسانی مجهز باشند. آنچه مسلم است حداقل سه حوزه مهارتی برای مدیریت ضرورت دارد.
1- مهارت فنی : توانایی بکار بردن دانش، روشها و فنون و انجام وظایف خاص از طریق تجربه و تحصیل
2- مهارت انسانی: توانایی تشخیص در کار کردن با مردم و انجام و کار به وسیله آنها
3- مهارت ادراکی : توانایی فهمیدن پیچیدگی های کل سازمان
اکثر صاحب نظران علوم رفتاری بر این عقیده هستند که در هر سازمان سه سطح مدیریت وجود دارد:
1- مدیران عالی یا ارشد
2- مدیران میانی
3- مدیران خط مقدم
مدیران ارشد: مدیرانی هستند که مسئولیت آماده سازی برای آینده را از طریق طرح ریزی اهداف و روشهای عمومی و دستیابی به اهداف بر عهده دارند.
مدیران میانی: مدیرانی هستند بین مدیران ارشد و مدیران خط مقدم و پرسنل عملیاتی، وظیفه مدیران میانی ایجاد ارتباط مؤثر وسازنده و موفق بین سطوح بالای مدیریت و سطح پائین مدیریت در جهت پیشبرد اهداف سازمان و در این حال ایجاد ارتباط با زیردستان می باشد. اصولاً مدیران میانی با مدیران ارشد و مدیران و کارکنانی که از تجربه و تخصصهای مختلفی برخوردار می باشند سرو کار دارند. اکثر وقت مدیرانی میانی صرف ارتباط شفاهی با مدیران و کارکنان می شود و عموماً مدیران میانی با سه مشکل مواجه می باشند:
1- مشکلات و موانع ناشی از سیاستهای سازمانی
2- نیازها و خواسته های دیگر مدیران
3- نیازهای زیردستان
«تصمیم گیری»
عمل تصمیم گیری در همه سازمانها آنچنان اهمیت دارد که اکثر صاحب نظران علم مدیریت سازمان را ((شبکه تصمیم)) و مدیریت را ((عمل تصمیم گیری)) تعریف نموده اند به همین منظور است که مدیران در انجام وظایف خود بطور دائم در حال تصمیم گیری هستند و هرچه تصمیم گیری آنان برای سازمان مهمتر باشد آنان پول بیشتری دریافت می نمایند. برخی از سازمانها، مدیرانی را که مرتکب اشتباه می شوند تنبیه می کنند. در نتیجه این سازمانها مملو از مدیران ترسو و غیر فعال هستند که از تصمیم گیری و قبول مسئولیت واهمه دارند. هربرت سایمون نظریه پرداز معروف در مدیریت دو روش تصمیم گیری مدیریتی را مطرح ساخته است.
روش اول که بهترین روش تصمیم گیری تلقی می شود به نام مدل اقتصادی معروف است در این مدل می بایستی دقیقا" تمامی معیارهای تصمیم گیری را توصیف نمود سپس راه چاره های ممکن و نتایج احتمالی ارزیابی و در نهایت راه چاره هایی که براساس معیارهای تصمیم در صدر قرار می گیرد انتخاب می گردد. مدل دوم که به مدل انسان اداری معروف است تنها تعداد محدودی از معیارها و راه چاره ها و نتایج احتمالی انتخاب می گردد.
نقش مدیریت:
یکی از راههای شناخت و مطالعه در خصوص مدیریت شناخت نقش هایی است که مدیر به هنگام کار می بایستی ایفا نماید. نقش عبارت از رفتار مربوط به یک موقعیت مشخص. به طور کلی نحوه برخورد مدیران میانی به شرح زیر می باشد:
1-برخورد با مافوق
2-برخورد با همسطح
3-برخورد با زیر دست
نحوه برخورد با مافوق:
می بایستی مدیران میانی به نحوه برخورد با مافوق آشنایی داشته باشند به نحوی روابط خود را با مافوق تنظیم نمایند که از یک رابطه سالم مورد قبول برخوردار بوده باشندو همواره با استفاده از راهها و روشهای گوناگون سعی نمایند روابط خود را با روش کاری روسای خود تنظیم نمایند و از سوی دیگر مدیران میانی باید بدانند مدیران ارشد آنان خواننده و یا شنونده گزارشات هستند و در این ارتباط پیتردراکر استاد علم مدیریت معتقد است افراد مافوق دو گروه هستند یا خواننده یا شنونده اند.
روسای خواننده ترجیح می دهند خلاصه ای از اهم مسائلی که زیردستان قصد ارائه آن را دارند ابتدا مطالعه نمایند تا بتوانند پیشنهادات را بررسی نمایند در مقابل مدیران شنونده ترجیح می دهند پیشنهادات اساسی را ابتدا طی ملاقاتی بشنوند تا بتوانند پیشنهادات را بهتر بررسی و زیر دستان را راهنمایی نمایند.
به همین دلیل است که پی بردن به اینکه رئیس جز کدامیک از گروه فوق است برای مدیران میانی اهمیت زیادی دارد در صورتیکه مدیر میانی قادر به شناسایی این موضوع بوده باشد قاعدتا" با مدیران ارشد خود مشکل نخواهد داشت درغیر اینصورت در ادامه کار با مشکل روبرو خواهد شد.
برخورد با همسطح:
ضرورت تغییر رفتار حقیقتی است که می بایستی در حیات سازمانی وجود داشته باشد مدیران میانی در مواجهه با همکاران و یا همسطح های خود می بایستی رفتار متفاوتی داشته باشند هرچند مدیران میانی به هم سطح های خود نمی توانند دستور انجام کاری را بدهند ولی از قدرت برابری برخوردار می باشند و تاثیر آنان را در انجام و یا عدم انجام فعالیتها نمی توان نادیده گرفت.
مدیران میانی عاقل معمولا" قدرت وتمایل همتایان خود را در بهبود و یا وخیم تر کردن وضع موجود نمی توانند نادیده بگیرند با این حال مدیران هم سطح این قدرت را دارند که به یکدیگر کمک کنند و یا یکدیگر را از انجام کاری بازدارند.
دانشمندان علوم رفتاری معتقدند که قدرت اجتماعی بستگی به پنج قدرت دارد:
1-قدرت قانون
2-قدرت جابرانه
3-قدرت تشویقی و تنبیه
4-قدرت ارجاع
5-قدرت تخصص
مدیران میانی در برخورد با همتایان خود می بایستی برقدرت تخصص خود تکیه نمایند.
روشهای نفوذ برهم سطح :
1-تاکید براهمیت و مهم بودن او برای سازمان
2-بیان خصیصه های خوب دیگران
3-حفظ آبروی دیگران در هنگام ارتکاب اشتباه
4-خوش بین و دارای اعتماد به نفس
5- علاقمند
برخورد با زیردستان:
انگیزه:
مدیران میانی می بایستی به منظور استفاده از استعدادهای زیردستان و بهبود و شکل دهی رفتار آنان دلایل رفتار زیردستان خود را بشناسند آنها معمولا" زیردستانی باهوش، تحصیل کرده ولایق را در اختیار دارند، مدیران میانی می بایستی بفهمند یک شخص در یک لحظه معین در چه فعالیتهایی ممکن است درگیر شود و چگونه می توان رفتار او را پیش بینی و یا حتی کنترل کرد.
باید بدانند که کدام انگیزه ها ویا نیازها عمل معینی را درزمان بخصوص موجب می شود بطور کلی شناخت انگیزه ورفتار و عوامل موثر درآن می توانند دربرخورد با زیردستان مدیر میانی کمک نماید؛ به همید دلیل اولین بخشی که دررابطه مطرح می شود بحث انگیزه می باشد. بحث انگیزه یکی از اساسی ترین ودرعین حال پیچیده ترین موضو عاتی است که ازاهمیت زیادی برخوردار می باشد. عده ای معتقد هستند که درزندگی انسانها چیزهایی وجود دارد که باعث انگیزه می شوند و معتقد هستند پول؛ دنیا را به گردش درآورده وکارمندان قبل ازهرچیزی به حقوق خود توجه دارند؛ برخی دگر عقیده دارند غیراز پول عوامل دیگری ازجمله صداقت و فهمیدگی مافوق عامل مهمی درایجاد انگیزه درزیردستان می باشد.
دراین خصوص دونظریه مهم درمباحث روابط انسانی درمدیریت وجو دارد:
1- سلسله مراتب نیازهای آبراهام مازلو
2- نظریه دو عاملی انگیزش فردیک هرتزبرگ
مازلو سلسله مراتب نیازهای انسانی را از بدوی ترین تا پیشرفته ترین نیازها طبقه بندی نموده است. وی معتقد است افراد می بایستی ابتدا نیازهای مراتب پایین و سپس نیازهای مراتب بالاتر را مرتفع سازند.
فدریک هرتزبرگ معتقد است هرچند عواملی ماند حقوق ومزایای خوب ؛ شرایط کاری قابل قبول وهمکاران صمیمی باعث کارکردن افراد درسازمان می شود اما این عوامل در کارمندان برای کار درحداقل شرایط ایجاد انگیزه نمی کنند و عوامل دیگری ازجمله علاقه زیاد به کار؛ قدردانی و قدر شناسی ؛ صداقت درگفتار وکردار مدیر عواملی هستند که کارمندان را تشویق به فدا ساختن خودبرای کار درسازمان می کند.
حقوق ومزایا
پرداخت حقوق به زیردستان همیشه مورد توجه مدیران عالی ؛ بخصوص مدیران میانی بوده است روشن است که پول همیشه برای اکثر کارمندان وحتی برای اشخاصی که حقوق خوبی دریافت می نمایند موضوعی حیاتی است. مسئله مهمی که مدیر ان میانی باید آن را در نظر بگیرند این است که آیا باید به زیردستان حقوق ومزایایی پرداخت گرددیا خیر؟ اگر مدیران احساس کنند که باید زیردستان بطورمساوی حقوق ومزایا دریافت کنند ویا باید تفاوتهای پرداختی تضمین شود ؛ دراین رابطه باید مقایسه هایی ازجمله عملکرد؛ شخصیت؛ سابقه خدمت ویا استعداهای نهایی را درنظر گرفت.
دربحث حقوق ومزایا دوتئوری وجود داردکه مدیریان می بایستی آنرا درک و ازآنها استفاده کنند؛ تئوری اول می گویدچیزی که کارمند برای انجام کار دراختیار می گذارد (تلاش؛عملکرد؛ تحصیلات ؛ سابقه خدمت و...) ویا چیزی عاید او می گردد( حقوق ومزایا ؛ شرایط خوب کاری؛ رضایت درونی و ...) بایستی مورد مقایسه قرارگیرد . اگراین دو (داده و بازده ) با همدیگر برابر باشند کارمند راضی خواهد بود درغیراینصورت بعلت عدم تعادل ؛ کارمندان همسطح درسازمان ناراضی خواهند شد؛کارمند این نارضایتی را بصورتهای مختلف ازجمله خروج ازسازمان نشان خواهد داد.
براساس تئوری دوم باید رابطه ای بین تلاشهای کارمند و عملکرد وی؛ عملکرد کارمند و پاداش سازمانی و ارضای نیازهای فردی برقرار باشد اگر این رابطه وجود داشته باشد کارمندان راضی تر و کاراتر خواهند بود.
نتیجه گیری:
امروزه با بالاتر رفتن سطح آگاهی و تخصص پرسنل درکلیه سطوح ؛لزوم شناخت نیازهای هرسطح برای مدیران عالی بخصوص مدیران میانی به منظور تنظیم روابط علمی ومنطقی با مدیران ارشد ومدیران سطوح مقدم یک ضرورت اجتناب ناپذیر می باشد که ضمن پیشبرد بهتر اهداف سازمان می تواند منجر به ایجاد تعاملی سازنده درکلیه سطوح مدیریتی وسازمانی گردد.
منابع :در دفتر نشریه موجود است.